Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO).
Hellberg Hexe Brombach 1988 e.V.
Zeppelinstraße 47
79540 Lörrach
E-Mail: hellberghexebrombach [at] gmail.com
Wenn Sie einen Bewerbungslink anfordern, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Bearbeitungsstatus, Erstellungs- und Änderungszeitpunkte sowie einen Prüfwert des Zugangstokens und dessen Ablaufzeit. Die E-Mail mit dem persönlichen Link wird an die angegebene Adresse versendet. Der Link ist sieben Tage gültig; eine erneute Anforderung kann einen bisherigen Link ersetzen. Die Anforderung dient der Vorbereitung einer Mitgliedschaft und ist keine Anmeldung zu einem Newsletter.
Rechtsgrundlage für die von Ihnen angeforderte Vorbereitung und Bearbeitung der Mitgliedschaft ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Checkbox bei der Linkanforderung bestätigt die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise; sie ist keine Einwilligung in Werbung oder andere zusätzliche Verarbeitungszwecke. Ohne E-Mail-Adresse können wir keinen Bewerbungslink zustellen. Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung dieses Online-Verfahrens besteht nicht.
Bei der anschließenden Bewerbung verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anschrift und Geburtsdatum sowie die freiwilligen Angaben Telefonnummer und Nachricht. Hinzu kommen Bearbeitungs- und Entscheidungsdaten. Die Bestätigung im Bewerbungsformular wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung protokolliert. Diese technischen Nachweisdaten dienen der Nachvollziehbarkeit und dem Schutz vor missbräuchlichen Bewerbungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Der zuständige Vorstand prüft die Bewerbung. Vorstandsmitglieder erhalten hierzu eine E-Mail-Benachrichtigung mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und einem Link zum geschützten Prüfbereich. Bei einer Annahme werden die erforderlichen Angaben in die Mitgliederverwaltung übernommen. Die Entscheidung über die Mitgliedschaft trifft der Vorstand; sie erfolgt nicht ausschließlich automatisiert.
Zum Schutz des Formulars vor Spam und übermäßigem Mailversand verwenden wir einen aus E-Mail-Adresse und IP-Adresse gebildeten Hashwert sowie Anfragezeitpunkte. Dieser Hashwert ist eine pseudonyme Kennung und keine Anonymisierung. Die Begrenzung berücksichtigt Zeitfenster von einer Minute bzw. einer Stunde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz unserer Systeme und der Empfänger vor Missbrauch. Die Zeitfenster der Begrenzung sind keine Löschfristen.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Absenderadresse, gegebenenfalls Ihren Namen, den Nachrichteninhalt, Anhänge und die technischen Übermittlungsdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Bezieht sich die Anfrage auf eine Mitgliedschaft, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sonstige Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung der an uns gerichteten Anliegen.
Für die öffentliche Landingpage führen wir eine rein serverseitige Monatszählung. Die Statistik speichert ausschließlich den jeweiligen Kalendermonat und die Gesamtzahl der Aufrufe. IP-Adressen, Browserkennungen, Besucher- oder Sitzungskennungen, Herkunftsseiten und einzelne Aufrufzeitpunkte werden für diese Statistik weder gespeichert noch miteinander verknüpft. Wir setzen dafür keine Cookies, keinen lokalen Browserspeicher und keine zusätzlichen Messskripte ein. Eine Wiedererkennung einzelner Besucher oder Messung der Betrachtungsdauer findet nicht statt.
Die anonymen Monatssummen sind ausschließlich für den aktiven Vorstand und die zur Story-Pflege berechtigten Mitglieder (Social Media Hexe) zugänglich. Sie dienen der internen Einschätzung, welcher Pflegeaufwand für die Landingpage sinnvoll ist, und werden für längerfristige Monats- und Jahresvergleiche aufbewahrt. Neuladen und automatisierte Abrufe können mitgezählt werden; die Werte geben keine Anzahl eindeutiger Personen an. Technische Verbindungsdaten, die beim Betrieb des Webservers anfallen können, sind nicht Bestandteil dieser Statistik und werden nicht mit ihr verknüpft.
Mitglieder willigen bei der Registrierung ein, dass Fotos im internen Vereinsportal gespeichert und angezeigt werden dürfen (z. B. Galerie/Veranstaltungen). Optionale Einwilligungen (z. B. öffentliche Website/Social Media) sind separat und können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für Vereinszwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Die Löschfristen für nicht eingereichte und abgelehnte Bewerbungen gelten auch für die zugehörige Korrespondenz und Benachrichtigungen in den von uns verwalteten Postfächern. Soweit einzelne Daten aufgrund einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht oder für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche weiter benötigt werden, beschränkt sich die weitere Speicherung auf diese Daten und Zwecke. Nach Wegfall des jeweiligen Grundes sind auch diese Daten zu löschen.
Der Ablauf eines Bewerbungslinks nach sieben Tagen bewirkt für sich allein keine Löschung der gespeicherten Anfrage. Bei sonstiger E-Mail-Korrespondenz richtet sich die Speicherdauer nach der abschließenden Bearbeitung des Anliegens und gegebenenfalls einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Innerhalb des Vereins erhalten die für den jeweiligen Vorgang zuständigen Personen Zugriff. Bei Bewerbungen ist dies insbesondere der zuständige Vorstand. Bestimmte Kontaktdaten können – sofern vom Mitglied erlaubt – für andere Mitglieder sichtbar sein. Darüber hinaus werden Daten durch die für die E-Mail-Kommunikation eingesetzten Anbieter verarbeitet.
Für unsere E-Mail-Kommunikation nutzen wir STRATO und Gmail. Bei der Übermittlung und Speicherung von E-Mails werden insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Betreff, Nachrichteninhalte, Anhänge sowie technische Zustell- und Verbindungsdaten durch den jeweils beteiligten Anbieter verarbeitet. Dies betrifft auch Bewerbungslinks, Rückmeldungen zur Bewerbung und Benachrichtigungen an den Vorstand. Zusätzlich ist der Mailanbieter des jeweiligen Empfängers an der Zustellung beteiligt.
Bei Google kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, stattfinden. Google nennt für Übermittlungen an die zertifizierte Google LLC den EU-US Data Privacy Framework und für weitere einschlägige Übermittlungen Standardvertragsklauseln. Informationen zu diesen Mechanismen und zum Bezug einer Kopie der Garantien stellt Google in seinen Rahmenbedingungen für Datenübermittlungen bereit.
Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an den unter Ziffer 1 genannten Verein. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Die genannten Rechte bestehen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen.
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für unseren Verein ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Die aktuellen Kontakt- und Beschwerdemöglichkeiten finden Sie auf der Website der Aufsichtsbehörde. Sie können sich auch an eine Datenschutzaufsichtsbehörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes wenden.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen.